Menu Tutup

11 Tips Ini Bikin Persiapan Event Kamu Lebih Santai dan Efisien

tips event sukses

Perencanaan sebuah event memang sangat menegangkan, bahkan sekelas EO yang paling berpengalaman sekalipun. Waktu seolah-oleh tidak pernah cukup dan pasti ada saja yang salah. Tapi kita pastinya ngga ada yang mau acaranya kacau dan gagal total alias gatot.f..

Mindsetnya begini..apa pun yang dapat kamu lakukan dengan tujuan jadi lebih efisien, efektif… akan membantu  acara menjadi lebih lancar dan mengurangi stres kamu.

Dari manajemen waktu hingga teknologi, kamu bisa ikuti 11 tips event planning dari para suhu EO untuk membuat acara kamu lebih lancar jaya. lebih santai, dan lebih efisien.

Tips #1: Rapikan jadwal dan tempat kerja

Menciptakan kebiasaan kerja yang efisien adalah pondasi bagi sebuah EO yang produktif. Atur jadwal harian kamu, atur prioritas to-do-list dan fokus tugas mana yang mesti dieksekusi duluan.

Jangan lupa juga luangkan waktu buat istirahat. Bahkan istirahat 15 detik dari monitor komputer aja bisa mengurangi kecapekan dengan cukup signifikan lho.

Merawat diri sendiri artinya kamu akan punya energi ekstra dan bisa fokus untuk mengurus yang lainnya. Tetapi selalu kasih spare waktu tiap hari untuk hal-hal yang tidak terduga. Survey bilang hampir setengah dari EO (44%) bilang hambatan terbesar terhadap produktivitas adalah permintaan menit terakhir.

Tips #2: Stick to the budget apapun yang terjadi!

OK katakan kamu sudah bikin budget planning…sekarang tantangan terbesarnya adalah stick to the plan…jangan berimprovisasi kalau itu nggak diperlukan.

Becki Cross, Managing Director di Events Northern Ltd., juga merekomendasikan untuk bikin dana darurat ke dalam anggaran untuk jaga-jaga.

Berdasarkan pengalaman, tambahan 5-25% sudah cukup aman.

Tips #3: Pilih venue yang dapat diandalkan

Lokasi atau venue yang handal, sangat penting dalam menentukan kesuksesan acara dan ketenangan batin kamu.

Kamu mungkin mencari tempat yang akan menciptakan pengalaman yang tidak biasa. Tetapi pastinya Kamu juga pengen yang aman, dapat dipercaya, dan enak untuk koordinasi dan kerjasama.

Tempat-tempat yang menyediakan hal-hal seperti kursi, katering, dan lighting serta soundsystem bakal membantu banget mengurangi checklist kamu.

Tapi bagaimana dengan Wi-Fi? Support orang IT saat acara di tempat? Kalau tugas itu sudah dihandle sama venue maka kamu gak usah pusing lagi dan bisa ngurusin yang lain.

Tips #4: Buat kontrak perjanjian sedetail mungkin

Semakin banyak informasi yang di kontrak awal, semakin kecil kemungkinan kesalahpahaman dan manipulasi. Ini berlaku untuk kontrak yang Kamu buat baik dengan client maupun vendor pendukung.

Karen Hartline, CEO Reinventing Events, sangat menyarankan kamu untuk cek harga total. Perkiraan untuk venue, misalnya, harus mencakup pajak dan biaya tersembunyi lainnya, serta penjadwalan ulang.

Pokoknya harga siap jadinya berapa itu kamu harus minta. Jangan sampai ada biaya tambahan di belakang untuk pekerjaan yang sudah disepakati.

Detail di awal, lancar di belakang.

Tips #5: Minimalisir perubahan mendadak di akhir

Untuk mengatur suatu acara, kamu berkoordinasi dengan banyak pihak entah itu sponsor, konsultan, dan talent. Kamu harus jelas bilang ekspektasi di depan dengan semua pihak itu supaya mereka memahami 100% hak dan kewajiban mereka.

Pastikan kamu jelas dengan vendor, misalnya, bahwa mereka tidak dapat batal setelah tanggal tertentu. Pinalti untuk artis jika mereka batalin.

Memang kadang kamu tidak dapat menghindar perubahan last-minutes tetapi kamu bisa minimalisir atau lebih bagus dapat dicegah sama sekali.

Tips #6: Outsourcekan urusan tiket

Tiket atau registrasi seharusnya nggak menjadi beban. kalau bisa, outsourcekan saja dengan partner penjualan tiket. Sudah jadi tugas mereka aktif membantu menjual tiket dengan less effort karena mereka sudah punya tim sendiri dan database customer.

Pilih mitra yang akan membantu Anda mendistribusikan acara Anda di situs penemuan di seluruh web dan menjual tiket langsung dari situs tersebut.

Kemudian, manfaatkan integrasi platform Anda dengan teknologi lain – seperti CRM atau platform pemasaran email Anda – untuk mempromosikan, mengatur, dan mengambil keuntungan dari acara dengan sedikit usaha.

Tips #7: Pamerin event kamu di Sosmed

Keindahan media sosial adalah bisa menjadi channel marketing buat kamu, jika kamu aktif dan rajin meng-update.

Tidak cukup hanya punya akun media sosial. Kamu harus merawat akun-akun karena mereka adalah aset bisnis kamu. Buat lah status branding yang konsisten, update secara strategis konten dan timingnya, dan gunakan setiap platform media sosial seperti yang dimaksudkan.

Facebook adalah tempat yang bagus untuk video langsung. Instagram buat fotografi yang kaya visual. Twitter buat tweet lucu-lucuan. Semuanya bisa pakai tagar khusus untuk acara Anda.

Melakukan branding sosial dimuka ini akan berbuah ketika penggemar membagikan posting Anda di akun media sosial mereka.

Tips #8: Otomatiskan apa saja sebisa mungkin

Selain dari upaya media sosial Anda, ada banyak cara untuk mengotomatisasi tugas yang Anda dan tim Anda lakukan setiap hari. Hari ini, ada aplikasi untuk apa saja yang dapat Anda pikirkan.

Misalnya, Trello memungkinkan komunikasi tim yang lebih baik. Buat tugas di aplikasi, dan pesan seluruh tim Anda kapan saja melalui Slack setiap kali Anda memiliki pembaruan.

Atau sinkronkan data acara Anda dengan data penjualan Anda dengan mengintegrasikan teknologi tiket acara Anda dengan teknologi Salesforce Anda. Integrasi seperti ini membantu mengotomatiskan hal-hal yang tidak perlu ada dalam daftar tugas Anda setiap hari.

Tips #9: Selalu ambil keputusan pake data

Data menghilangkan ketidakpastian dan keraguan.

Semua effort pemasaran, penjualan, dan operasional kamu akan terarah ketika ada data untuk mendukung pengambilan keputusan kamu. So nggak ada lagi ilmu ngawur dan perasaan serta insting yang tidak didasari oleh data dan fakta.

Contoh begini:

Kamu melakukan promosi event, karena sudah punya pengalaman dan data channel2 mana saja yang bagus untuk mendatangkan pembeli tiket, maka kamu tinggal fokuskan budget marketing kesana. Misal yang bagus adalah iklan sosmed, diskusi radio lokal, mitra aplikasi tiket, dan lainnya.

Memiliki dan menggunakan data yang kuat memberi kamu kekuatan negosiasi dan memungkinkan kamu  menganalisis apa efek dari semua keputusan yang dulu pernah diambil. Tentunya kedepan supaya lebih OK dan tepat sasaran.

Tips #10: Siapkan rencana untuk asumsi terburuk

Pastikan kamu memiliki rencana darurat untuk menghindari serangan balasan dari peserta. Cuaca yang tidak masuk akal, kecelakaan lalu lintas setempat, teknologi yang rusak – semua ini dapat gagalin event kamu.

Oleh karena itu kamu mesti mempunyai mindset gimana kalau eventnya terkendala dengan berbagai hal yang tidak diduga. Asumsikan yang terburuk, kemudian antisipasi semua kemungkinan itu dan berharap yang terbaik.

Tips #11: Minta feedback setelah event

Jangan lewatkan kesempatan untuk event berikutnya yang lebih baik. Segera setelah acara Anda selesai, kirimkan survei kepada semua yang hadir. Feedback membantu kamu untuk lebih tajam lagi dalam membuat event yang lebih menguntungkan di event berikutnya.

Untuk memastikan mereka benar-benar membaca dan mengirimkan survei, tawarkan insentif kepada peserta, dan lakukan dengan cepat. Survei praktik terbaik adalah mengirimkannya dalam waktu 24 jam dari acara Anda.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *